Choisir la bonne salle de réception …

L’organisation d’un événement représente un travail considérable et la recherche d’une salle constitue souvent un véritable défi. Notamment, lorsqu’il s’agit de concilier un emplacement accessible aux invités et capable de tous les accueillir. De plus, si vous avez du mal à vous décider ou à savoir comment vous y prendre, les critères suivants sont ceux auxquels vous devez vous attacher afin de sélectionner une salle de réception qui corresponde à vos attentes et vos besoins.

La capacité de la salle de réception

Commençons, un des premiers critères pour sélectionner les salles de réception susceptibles d’accueillir votre événement c’est leur capacité. Vous devez donc estimer le nombre d’invités avant même de choisir une salle. Cela a pour but d’être en mesure de déterminer la taille de la salle dont vous avez besoin. Faut savoir, qu’on compte généralement 1 m2  par personne pour un dîner assis et 50 m2 pour un buffet.

Le choix du lieu

Au Québec, il existe des salles de réception dans des endroits et des styles très différents. Tout dépendant du type d’événement, tel qu’un mariage ou un congrès, il arrive souvent que des invités restent dormir sur place ou dans un hôtel à proximité. N’oubliez pas alors de vous demander si l’établissement permet de loger des invités ou s’il y a des hôtels à proximité. De plus, s’il s’agit d’une réunion d’affaires, on s’assurera de la capacité de stationnement et de la proximité d’un aéroport, station de train ou tout autre service de transport.

Si vous tenez votre événement durant la saison chaude, les salles de réception donnant sur l’extérieur sont très appréciées : si tel est le cas, peut-on y organiser un apéritif ou un vin d’honneur ? Cependant, durant la saison froide, les salles chaleureuses auront la côte !

Le style de la salle de réception

Voilà, en fonction de vos goûts, vous porterez votre choix vers une salle prestigieuse, moderne, ou originale. Les salles de réception peuvent toutes avoir un certain cachet. Souvenez-vous du type d’événement que vous prévoyez et la décoration nécessaire ou non, en fonction de vos besoins et attentes.

S’il vous est possible de visiter la salle en personne, vous en profiterez pour vérifier le cas échéant si vous pouvez décorer librement la salle. En deuxième lieu, listez le matériel mis à la disposition afin de prévoir si nécessaire la location d’équipements complémentaires. Afin de vous assurer de votre choix, s’il vous est impossible de vous déplacer, il est possible aussi de vérifier les commentaires pouvant être laissés par d’autres clients comme vous sur Facebook ou Google+.

Les services offerts

La liste des services offerts sur place avec ou sans supplément constitue un critère important. De plus, cela permet notamment de limiter les contraintes logistiques.

Un service traiteur est-il proposé ? Est-il même imposé ou peut-on faire venir le traiteur de son choix ?
Peut-on louer la vaisselle ?
La salle dispose-t-elle d’un vestiaire ? D’un accès Wi-Fi ?
Y a-t-il un service de bar ? Est-il possible de réserver des animations ou des spectacles ?
Peut-on bénéficier des services d’un photographe ?
Un service de raccompagnement est-il proposé ?
Une pièce avec service de gardiennage est-elle prévue pour les enfants ?

Maintenant, en tenant compte de l’ensemble de ces critères, vous pourrez y voir plus clair et effectuer une présélection des salles de réception. Faites vite, ne tardez pas à aller les visiter, car il ne faut pas oublier pas que les lieux les plus prisés se réservent plus d’un an à l’avance. Pour certains jusqu’à deux ans à l’avance ! Une fois que vous aurez trouvé l’endroit qui répond idéalement aux besoins de la fête, réservez-le sans délai.